Schooljaarovergang in Scoodle - Handleiding voor beheerders

Wanneer je je vanaf 1 augustus als beheerder aanmeldt op Scoodle, verschijnt er een pop-up waarlangs je de schooljaarovergang kan uitvoeren. Vervolgens wordt de beheerder ook door het anonimiseren van de leerlinggegevens van de schoolverlaters geloodst.

Vóór 1 augustus moet je 2 dingen zeker controleren:

Scoodle Track-beheerders moeten er rekening mee houden dat er voor de rapporten in 'Mijn rapporten', die in het vorige schooljaar de status 'niet berekend' hadden, geen pdf zal worden gegenereerd. Die rapporten zullen dus niet in het rapportenarchief worden opgenomen.

Werk je met Informat en verschijnen er rode uitroeptekens bij de namen van de leerlingen? Dan lees je hier hoe je dit oplost.

In de bijlage vind je ook een handleiding om alles rustig na te lezen.

Stap 1: schooljaarovergang voltooien

Het uitvoeren van de schooljaarovergang is erg belangrijk: zo kunnen de leerkrachten van je school vlot van start gaan in het nieuwe schooljaar.

De schooljaarovergang omvat 5 onderdelen:

1. Verplaats de leerlingen van vorig schooljaar naar hun nieuwe klas.*
2. Voeg nieuwe leerlingen toe.*
3. Verwijder leerkrachten die niet meer werkzaam zijn op jullie school.
4. Nodig nieuwe leerkrachten uit.
5. Geef de leerkrachten rechten op de juiste klassen : leerkrachten kunnen de klassen die ze nodig hebben (voor Scoodle Play, de agenda of de zorg-, rapporten- en communicatiemodule binnen Scoodle Track) niet zelf toevoegen via hun dashboard. Als beheerder dien je alle leerkrachten de juiste rechten te geven via 'Schoolbeheer' - 'Profielen'.

* Werk je met Informat? Dan kan je stap 1 en 2 overslaan.

Er zal gevraagd worden of je de profielen/klasrechten van vorig jaar wil meenemen naar het nieuwe schooljaar of niet:

Klik je hier op 'Nee', dan verdwijnen alle klasrechten en dien je dit voor elke leerkracht opnieuw in te stellen. Klik je op 'Ja' dan behouden de leerkrachten hun klasrechten en dien je dit enkel in te stellen voor nieuwe leerkrachten en bij de overige leerkrachten na te kijken.

>> Klik hier voor het instructiefilmpje over de schooljaarovergang << >> Klik hier voor een instructiefilmpje over het profielen- en rechtenbeheer <<

Let op!

Na het afronden van de schooljaarovergang moet je nog enkele zaken in orde maken om het volgende jaar van start te gaan met de rapporten. 

Gemakkelijk is dat bij de jaarovergang heel wat zaken gekopieerd worden zodat je niet van 0 moet beginnen. 

• Maatregelen - de maatregelen worden gelinkt aan de nieuw gekopieerde leergebieden
• Leergebieden (met subdomeinen) - de leergebieden werden automatisch gekopieerd en kunnen daarna bewerkt worden
• Opmaak rapport aanpassen - alle rapportentemplates zullen op inactief staan. Ga hier tot minstens stap 3 in de editor flow, zodat de rechten van de leerkrachten juist ingesteld zijn
• Manuele toetsen - de manuele toetsen van vorig schooljaar zijn niet automatisch beschikbaar. Je kan ze wel kopiëren via de knop "Toets vorig schooljaar toevoegen" (zie hier)

Zoek je meer werkinstructies over rapporten of is alles nieuw voor jou, kijk dan bij het hoofdstuk Rapport

Stap 2: anonimiseren gegevens van schoolverlaters

Nadat de beheerder alle leerlingen heeft overgezet naar de nieuwe klas en er werd bevestigd of de gebruikersrechten en profielen al dan niet moeten worden overgenomen uit het vorige schooljaar, zal een tweede pop-up verschijnen betreffende het anonimiseren van de gegevens van de schoolverlaters.

In functie van de GDPR-regelgeving moeten de gegevens van leerlingen die al meer dan 1 jaar (365 dagen) niet actief zijn geweest in de school (en die dus meer dan een jaar niet meer aan een actieve klas waren gekoppeld) worden geanonimiseerd.

De beheerder (incl. gebruikers met beheerrechten op zorgtypes en beheer van rapporten) wordt hierbij geïnformeerd over het aantal leerlingen waarvan de gegevens geanonimiseerd zullen worden en krijgt 90 dagen de tijd om de gegevens van die leerlingen, indien gewenst, naar het archief te exporteren in een PDF-bestand (zowel voor de rapporten als voor het zorgdossier).

De beheerder kan kiezen om dit op een ander later tijdstip te doen (door op ‘Nee’ te klikken in het berichtvenster) of om het meteen te doen (door op ‘Ja’ te klikken) :

In dit laatste geval zal de beheerder via die weg naar het archief worden doorgestuurd. Indien een gebruiker beheerder is in meerdere scholen, zal men bovenaan het dashboard zien dat er meerdere berichten beschikbaar zijn:

 

Heb je het antwoord op jouw vraag niet gevonden? Bekijk de gerelateerde artikelen of neem via dit formulier contact met ons op en we helpen je zo snel mogelijk verder.