Opmaak rapport: als beheerder een rapport-template aanmaken

Locatie

Hieronder kan je in verschillende stappen nalezen wat je als beheerder dient klaar te zetten om tot een rapport-template te komen.

Stap 1/4 : Definieer de details

Het scherm dat je nu ziet, is afhankelijk van hoe jouw school of scholengroep is ingesteld. Hier moet of kan je volgende informatie ingeven:

• Een titel
  • Deze wordt getoond in het overzicht van de templates, maar ook in het overzicht van de rapporten voor de leerkrachten. Hierbij kan je er best voor zorgen dat dit een duidelijke titel is waarbij je het onderscheid kan maken met andere rapporten, zoals bijvoorbeeld Herfstrapport 2021-2022 jaar 2.
• De periode van het rapport
  • Dit is de periode waarvoor jouw rapport van toepassing zal zijn. Je kan enkel een periode kiezen binnen het huidige schooljaar.
• De school of de scholen waarvoor dit rapport van toepassing is
  • Als je maar 1 school beheert, zal je deze dropdown selectie niet te zien krijgen. Jouw school wordt automatisch geselecteerd voor dit rapport.
  • Heeft jouw school meerdere vestigingen? Dan kan je hier kiezen voor welke vestiging het rapport van toepassing is.
• De jaren waarvoor dit rapport van toepassing is
  • Alle jaren van de peuterklas tot het zesde jaar zijn hier mogelijk. Alle klassen binnen één jaar worden hierbij gerekend als je voor één specifiek jaar kiest, dus als je bvb. 2 klassen hebt in jaar 1 dan zullen er voor elke klas individueel rapporten gegenereerd worden op basis van de template.
  • Denk er goed over na of er leerjaren zijn die een andere opmaak nodig hebben voor hun rapport. Wil je bvb. in het vijfde en zesde jaar percentages zien, terwijl dit niet het geval is voor jaar 1 tot 4, dan maak je best een template aan voor jaar 1 tot 4 en eentje voor jaar 5 en 6.

Stap 2/4 : Leergebieden en (sub)domeinen

Je kan bepalen welke leergebieden je in welke volgorde op het rapport wil tonen. Dit doe je door de juiste leergebieden en (sub)domeinen aan te vinken en/of te verslepen. Enkel de aangevinkte leergebieden zullen op het rapport verschijnen. De volgorde waarin ze hier worden getoond, is gelijk aan de volgorde van de leergebieden op het rapport.

Je kan ook bepalen of je gewichten wil instellen. Dit in punten of percentages. Kies je voor punten, dan zullen deze gebruikt worden als maximum en herrekenpunten voor dat leergebied, domein of subdomein.

Gewichten kan je enkel aan leergebieden hangen als je de toggle hebt aangezet. Dit betekent dat het vakje is geselecteerd en er een groen vinkje verschijnt.

Voor elk leergebied/(sub)domein moet je hierbij een percentage of punten ingeven. Dit staat voor het gewicht; hoe zwaar een leergebied/(sub)domein zal doorwegen in het eindresultaat van dit rapport.

Heb je voor percentages gekozen? Hou dan rekening met deze aspecten:

• De gewichten van de leergebieden samen moeten 100% bedragen. Deze vormen samen het eindresultaat van het rapport.
• De gewichten van domeinen binnen een leergebied moeten op hun beurt ook samen optellen tot 100%. Deze staan voor het totaalresultaat van een domein.
• Hetzelfde geldt voor subdomeinen binnen een domein.

Zie je een smiley? Dit wil zeggen dat je geen punten hebt ingesteld voor dit leergebied/(sub)domein.

Zie je een schuine streep? Dit wil zeggen dat dit leergebied niet is aangevinkt voor dit leerjaar.

Stap 3/4 : Definieer de rechten en duid de klasleerkracht aan

Naast de toegang, kan je in deze stap ook aanduiden wie er voor elke klas de klasleerkracht is. Deze klasleerkracht wordt vervolgens in de hoofding van het klasrapport weergegeven. Automatisch duiden we dit al aan op basis van de rechten uit schoolbeheer, maar in de realiteit zijn dit niet altijd de effectieve klasleerkrachten die op de hoofding van het rapport moeten getoond worden. Als beheerder kan je de selectievakjes leegmaken en kan je andere leerkrachten selecteren.

Vink hier de juiste personen aan, of deselecteer personen die niet echt klasleerkracht zijn. Zo worden deze steeds correct getoond op het rapport zelf.

! Vind je hier niet de leerkracht die rechten zou moeten hebben op het rapport, zoals ingesteld bij rechtenbeheer? Dat wil zeggen dat de leerkracht pas na de start van het schooljaar deze rechten gekregen heeft. Hij/zij krijgt dan niet automatisch de rechten op het rapport, maar via de zoekfilter zal je hem/haar kunnen toevoegen aan het rapport van de juiste klas. Begin bij het jaarrapport en doe daarna de subrapporten.

Stap 4/4 : Bepaal de lay-out

De schermverdeling

Het scherm is opgedeeld in twee delen:

• Links zie je het blad zelf, wat het rapport moet voorstellen.
  • Hierboven heb je de optie om het rapport staand of liggend uit te werken alsook om dit scherm op volledige grootte te zetten.
• Rechts zie je de instellingen voor het rapport.

Het standaard rapport (linkerdeel) is opgedeeld in verschillende blokken, namelijk: een hoofding, een evaluatietabel, drie feedbackblokken (leerkracht, ouder, leerling) en een handtekeningenblok.

Op elk van deze blokken kan je klikken en zal je rechts in de balk aanpassingen kunnen doen voor dit blok. Wanneer je op een blok klikt, zal je ook een actiebalk zien ‘zweven’. Deze balk dient om de opmaak van items in dit blok aan te passen. Je kan de opmaak volledig naar wens aanpassen. Je kan blokken in het rapport zelf selecteren zoals de hoofding, de evaluatie, feedback en handtekeningen.

Je kan elk blok in de opmaak selecteren en gaan bepalen of je enkel dat kleine geselecteerde deel, of alle zelfde types wil gaan aanpassen. Wil je bvb. dat alle leergebieden eenzelfde achtergrondkleur krijgen? Dan selecteer je een leergebied, klik je op 'pas toe op' in de zwevende balk en kies je 'alle leergebieden'. Vervolgens kan je op het verfpotje klikken in diezelfde balk en de gewenste kleur kiezen.

De evaluatietabel

Dit is veruit het meest uitgebreide blok in de hele opmaak. Via de instellingen aan de rechterkant kan je heel wat opties instellen:

• Weergave attitudes: voor de attitudes die je bij je leergebieden hebt ingesteld met een icoon en mogelijks tekst bepaal je hier hoe je wil dat deze getoond worden op het rapport: enkel tekst, tekst met icoon of enkel het icoon.
• Weergave behaalde attitudes: je kan kiezen of je enkel de behaalde attitude wil tonen, of alle attitudes met de behaalde attitude die gemarkeerd is.
• Weergave leergebieden: je kan kiezen wat je al dan niet toont op het rapport. Wil je bijvoorbeeld geen eindtotaal tonen? Dan deselecteer je dit.
  • Geavanceerde instellingen: Kies hier wat je al dan niet wil tonen op het rapport van vakken, toetsen en de mogelijkheid om te evalueren op leergebieden en (sub)domeinen. Kies je hier om bepaalde vakken niet te tonen, maar heb je deze wel in de berekening meegeteld? Dan zullen deze nog wel mee berekend worden. De evaluatie van leergebieden en (sub)domeinen geeft de leerkracht de mogelijkheid om ook hier met attitudes en ratings zelf te beoordelen.

Lees hier meer over geavanceerde instellingen

• Weergave resultaten: hier kan je per item (leergebied (sub)domein en toetsen) aanduiden wat je wil tonen. Wil je ook dat leerkrachten zelf digitaal feedback kunnen toevoegen bij het exporteren van de rapporten? Dan kan je dat hier aanvinken.

• Je kan instellen dat gemiddelde en mediaan weergegeven kunnen worden als punten, percentage of helemaal niet, op het niveau van leergebied, domeinen, subdomeinen, toetsen en rapporttotalen.

De berekening van de rapporttotalen, die gelinkt zijn aan subrapporten, worden ook gewijzigd in het geval dat de puntengewichten berekend worden. Deze worden niet berekend op basis van subrapporttotalen, maar op basis van de herberekening volgens de LA-waarden (som).

Daarnaast kan je bijna elk blokje in de tabel zelf kiezen en via de actiebalk wijzigingen maken. Om het je gemakkelijker te maken, kan je hier ook kiezen of je deze wijziging enkel op een individuele cel wil toepassen of bijvoorbeeld op alle rijen van alle leergebieden. Je kan ook de volgorde van de kolommen aanpassen door deze te verslepen.

Je kan ook de titels van de kolommen (bvb. 'Behaald') veranderen door er op te klikken en een ander woord in te vullen.

Algemeen

Je kan de blokken van plaats veranderen of ervoor kiezen om ze niet te tonen op het rapport. Je verplaatst ze door de linker-‘hendel’ vast te houden en het blok te slepen naar de plek die je wil. Je verbergt een blok door het te selecteren en vervolgens op het oog aan de rechterkant te klikken.  Het blok wordt dan helemaal onderaan gezet (uitgegrijsd). Je kan het gewoon terugzetten door er op te klikken en je verwijdert een blok van de template door het te selecteren en dan op het vuilbak-icoon aan de rechterkant te klikken.

Wil je een blok terug toevoegen of wil je er van een bepaald blok meerdere tonen op het rapport? Dan kan je onderaan op de knop “Voeg een blok toe” klikken en zo het gewenste blok selecteren.

Schooljaarovergang

De template hoef je uiteraard maar één keer te maken. Bij de schooljaarovergang wordt hij gekopieerd.

In het nieuwe schooljaar staan geen rapporten: in het begin staan alle templates op onvolledig. De leerkrachten zullen de rapporten niet zien.

De beheerder moet eerst bij "opmaak rapport" de stappen doorlopen en de rechten juist zetten (template is gekopieerd van vorig jaar). Beginnen bij hoofdrapport, dan subrapporten. Daarna moet het hoofdrapport geactiveerd worden.

• De rapporten van vorig schooljaar kan je terugvinden als je de filter “schooljaar” wijzigt naar het vorige schooljaar. Deze zijn in gearchiveerde staat en kan je dus alleen bekijken of afdrukken.
• Let op! De rapporten die vorig schooljaar (voor de schooljaarovergang) op “Niet berekend” of “Te herberekenen” stonden, zijn niet mee gegenereerd als PDF en zijn dus niet te vinden in het rapportenarchief.

 

Heb je het antwoord op jouw vraag niet gevonden? Bekijk de gerelateerde artikelen of neem via dit formulier contact met ons op en we helpen jou zo snel mogelijk verder.